Meine Dienstleistungen im Rahmen der allgemeinen Immobilienverwaltung umfassen bei der Verwaltung von Wohnungseigentumsgemeinschaften überblicksmäßig folgende Aufgaben:

• Übernahme der für die Abwicklung der Verwaltung erforderlichen Unterlagen direkt von der Wohnungseigentumsgemeinschaft als Auftraggeber oder der Vorverwaltung;
• Organisation, Anlage und laufende Führung eines Hausaktes;
• Führung und Wartung der einschlägigen Stammdaten (Eigentümernamen, Eigentümeradressen, Nutzflächen, Branchen, etc.);
• Errichtung und Führung von zwei für jeden Wohnungseigentümer transparenten Anderkonten pro Wohnungseigentumsgemeinschaft – eines zur Abwicklung der Betriebskosten und eines zur Veranlagung der Rücklage;
• Abwicklung des mit der ordentlichen und außerordentlichen Verwaltung der Liegenschaft im Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs mit den Mit- bzw. Wohnungseigentümern und mit Behörden;
• Vertretung der Wohnungseigentumsgemeinschaft vor Gerichten, Verwaltungs- und sonstigen Behörden und Wahrnehmung von Behördenterminen, soweit diese Maßnahmen nicht im Zusammenhang mit gesondert zu honorierenden Verwaltungsleistungen stehen und keinem Anwaltszwang unterliegen, sowie – gegen besonderen Auftrag und Honorierung – als Rechtsanwalt Vertretung, die dem Anwaltszwang unterliegen;
• Abhaltung einer Eigentümerversammlung mindestens alle zwei Jahre samt den damit verbundenen Verwaltungsaufgaben;
• Information des Eigentümervertreters (gemäß § 22 WEG) über alle wichtigen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Liegenschaft.

Die kaufmännische Immobilienverwaltung beinhaltet im Zusammenhang mit der Verwaltung von Wohnungseigentumsgemeinschaften folgende Dienstleistungen:

• Erstellung der Vorschau bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode über
  • die in absehbarer Zeit notwendigen, über die laufende Instandhaltung hinausgehenden Erhaltungsarbeiten und
  • die in Aussicht genommenen Verbesserungsarbeiten,
  • die dafür erforderlichen Beiträge zur Rücklage sowie
  • die sonst vorhersehbaren Aufwendungen,
  • vor allem die Bewirtschaftungskosten und die sich daraus ergebenden Vorauszahlungen;
• Erstellung von Instandhaltungs- und Verbesserungsbudgets nach Festlegung notwendiger Instandhaltungs- sowie gewünschter Verbesserungsarbeiten;
• Festlegung und Administration der monatlichen Vorauszahlungen auf die Liegenschaftsaufwendungen;
• erforderlichenfalls Administration und Einhebung von Sondervorschreibungen;
• gesetzmäßiges Inkasso und effektives Mahnwesen betreffend die Beitragszahlungen der Mit- und Wohnungseigentümer bis zur erforderlichen Einleitung von rechtlichen Schritten im Einvernehmen mit der Wohnungseigentumsgemeinschaft bzw. dem Eigentumsvertreter (Bekanntgabe der Mahnstufe);
• Anlage und Verwaltung der Rücklage;
• Kontrolle der Betriebskosten samt allfälliger Anpassung und Optimierung;
• Abwicklung des gesamten die Liegenschaft betreffenden Zahlungsverkehrs;
• Überwachung des bestehenden Versicherungsschutzes und Abwicklung von Versicherungsschäden in Zusammenarbeit mit einem Versicherungsmakler;
• Erstellung der Jahresabrechnung über die Liegenschaftsaufwendungen und die Bewirtschaftungskosten gemäß § 34 WEG 2002;
• Durchführung der laufenden Lohnverrechnung von Hausbesorgern und Hausbetreuern;
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen (monatlich oder vierteljährlich) und Lieferung der entsprechenden steuerlichen Beiblätter bzw. Informationen für die Jahreserklärungen.

Unter der technischen Immobilienverwaltung verstehe ich bei der Verwaltung von Wohnungseigentumsgemeinschaften folgende Dienstleistungen:

• Periodische sowie anlassbezogene Kontrolle des Objektzustandes im Rahmen von Kontrollbegehungen der Liegenschaft samt – soweit notwendig und nach vorheriger Rücksprache – Beiziehung von einschlägigen technischen Spezialisten auf Kosten der Wohnungseigentumsgemeinschaft;
• Planung und Ausschreibung von Erhaltungs- und Verbesserungsarbeiten;
• Evidenzhaltung der für die Betriebsführung erforderlichen und mir übergebenen Unterlagen wie etwa Bescheide, Pläne, Betriebs- und Wartungsvorschriften, Anlagenbeschreibungen, Kontroll- und Wartungsaufzeichnungen, Prüfbücher, Wartungs- und Terminpläne;
• Organisation der Behebung von (akuten) Gebrechen;
• Einholen von Kostenvoranschlägen und Veranlassung von notwendigen Erhaltungs- und Reparaturarbeiten sowie deren Überwachung und Abnahme vor Ort samt – soweit notwendig und nach vorheriger Rücksprache – Beiziehung von einschlägigen technischen oder baulichen Spezialisten auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft;
• Durchführung der Bauüberwachung und Baustellenkoordination;
• Überwachung von Gewährleistungsfristen und rechtliches Gewährleistungsmanagement (auch als Rechtsanwalt);
• sachliche und rechnerische Prüfung eingehender Rechnungen sowie gegebenenfalls deren Beanstandung;
• Überwachung und Kontrolle der Tätigkeit der Hausbetreuungs-, Reinigungs-, Schneeräumfirmen sowie aller Wartungsfirmen in Bezug auf die verwaltete Liegenschaft;
• Abschluss und Kündigung von Verträgen mit Hausbetreuungs-, Reinigungs- und Schneeräumfirmen unter Berücksichtigung von behördlichen und gesetzlichen Vorgaben.